时间管理的7条金科玉律

时间管理的7条金科玉律
摈弃那些让人分心的事情,将节余出来的时间用于更重要的工作。
浪费时间会对企业造成很大的危害。持续性地被打断,沉迷于各种社交网络,来来往往的电子邮件,这些都让员工从自己的本职工作中分心,致使他们无法集中精力实现工作目标。
从如下7个方面来管理你的时间,将有助于你提升工作效率:
1.少逛社交网站。在Facebook上玩“黑帮大战”和“开心农场”这类游戏无助于工作。还有 YouTube等网站,它们虽然非常好玩,却容易让人分心。我并非说这类游戏不好,而是时间应该用于更重要的事情。将用于玩游戏、闲逛的时间积攒起来,中午休息一会儿,或者早点下班。
2.杜绝电子邮件干扰。当你有新的邮件时,邮箱会发出提醒;当你浏览发送邮件进度条或者反复查看收件箱时,大量时间都被浪费了。我很少有需要立即回复的邮件。如果事情紧急,我会在发完邮件后打个电话告知对方。因为我知道通电话远比发邮件简单得多。你可以定期查收邮件,在工作一小时或者完成某个项目以后再收。
3.善用即时通讯工具。在工作中最便捷的满足感莫过于即时通讯工具能够带来实时消息。这种及时且富有娱乐性的工具,却是时间杀手。如果你无法完全离线,那么将状态改为“忙碌”是一个不错的选择。这能够极大地减少毫无意义的闲聊。
4.不接不必要的电话。这是完全有可能的,因为我们有来电显示系统,以及自动应答机器。当电话响起时,注意看看是不是来自医院、孩子的学校或者顶级客户。如果不是,尽可以先处理更重要的事情,稍后再来回复电话。
5.制定一个合理的计划。工作中或多或少会有一些比较乏味的部分,而且会存在不同的难易程度,记账、应对难缠的客户或者完成一项计划,其复杂度就不同。人们总会倾向于先做完简单的工作。这意味着那些复杂的部分很有可能没法完成,然而它们却又十分重要。问题的关键在于,在你开始一天的工作之际,没有按照重要性对各项工作进行先后排序,这会让你显得漫无目标,无法确保完成那些最重要的工作。
6.科学清晰的文件分类。不管是堆满重要客户合同的桌面,还是存储了大量文件的电脑,如果缺乏清晰的归类,在寻找重要的文件、论文资料时,都会浪费大量宝贵的时间。将每天下班前的15分钟用于归档,并准备好第二天的文件。养成一些好的习惯能够让你的生产效率更高。
7.把握零碎时间。15分钟后将有一个电话会议,因此你无法着手需要大块时间的工作?列出清单,看看哪些工作能够快速处理完。比如,向重要客户些一封感谢信,写一篇博客、浏览一下行业的最新动向等。依次完成这些工作,避免浪费这些零碎的时间。你可以预先准备一个实时更新的工作清单,它将有助于你灵活掌控自己的时间,从而达到更高的效率,提前完成当天的工作。
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